একটি প্রতিবেদনে উল্লেখ করা হয়েছে যে বিক্রয় প্রতিনিধিরা তাদের কাজের ৬৪% সময় উপার্জন মূলক কাজে ব্যয় করে না।  আরো জানা যায় যে একজন মাঠপর্যায়ের কর্মী তার দৈনিক কাজের প্রায় ৩ ঘন্টা পর্যন্ত অপচয় করে থাকে। যার ফলে কর্মীরা তাদের নিজ ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট আয়ের লক্ষে পৌঁছতে পারেনা। হাবস্পট (Hubspot) এর মতে এইরকম কর্মীর পরিমান প্রায় ৬৬%।

ঠিক এই অবস্থায় আপনি সক্রিয় ডিএমএস ব্যবহার করে আপনার মাঠপর্যায় কর্মীদের সকল একটিভিটি ট্র্যাক করার মাধ্যমে খুব সহজেই আপনার রিটেল সেলস চ্যানেলে বা সেলস ডিস্ট্রিবিউশন চ্যানেলের সঠিক আয় নিশ্চিত করতে পারেন।  

সক্রিয় ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (সক্রিয় ডিএমএস) এমন একটি সমাধান যা আপনার প্রতিষ্ঠানের সম্পূর্ণ সেলস চ্যানেলকে নিয়ে আসবে আপনার হাতের মুঠোয়। এটি একটি মোবাইল এবং ওয়েব-ভিত্তিক অ্যাপ্লিকেশন যা আপনার রিটেইল সেলস চ্যানেল সম্পর্কিত কাজে দক্ষতা আনতে সহায়তা করবে।

সক্রিয় ডিএমএস (সক্রিয় ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম) শুধুমাত্র আপনার সেলস চ্যানেল সম্পর্কিত কাজগুলোই পরিচালনা করে না, বরং পাশাপাশি কর্মচারীদের পারফরম্যান্স ট্র্যাকিং করে সেলস চ্যানেলের উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে। 

সক্রিয় ডিএমএস মাঠপর্যায়ের সকল তথ্য যথাসময়ে প্রদান করে, সেলস প্রসেসকে সহজতর করে তোলে, এবং রিয়েল-টাইম রিপোর্ট সরবরাহ করার পাশাপাশি মাঠপর্যায় কর্মীদের রিয়েল টাইম অবস্থান প্রদর্শন করে।

মাঠপর্যায় কর্মীদের ট্র্যাক করা কেন প্রয়োজন?

 আপনার ব্যবসায়ের রিটেল সেলস চ্যানেলে বা সেলস ডিস্ট্রিবিউশন চ্যানেলে উত্পাদনশীলতা বজায় রাখা বা বৃদ্ধি করতে কর্মচারীদের পারফরম্যান্স ট্র্যাক করা খুবই জরুরি। এটি পর্যায়ক্রমে আপনার ব্যবসায়ে কর্মচারীদের অ্যাকাউন্টেবিলিটি বাড়িয়ে তোলে। গবেষণায় দেখা গেছে যে কোনও পরিচালক যখন কর্মচারীদের সকল এক্টিভিটির উপর নজরদারি করেন তখন মাঠপর্যায়ের কর্মীরা তাদের কাজে নিযুক্ত থাকার সম্ভাবনা ৩০ গুণ বৃদ্ধি করে। পাশাপাশি  মাঠপর্যায়ের কর্মচারীদের দক্ষতা বৃদ্ধিতেও এমপ্লয়ী একটিভিটি ট্র্যাকিং একটি বিশেষ ভূমিকা পালন করে। যা সক্রিয় ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (সক্রিয় ডিএমএস) দ্বারা খুব সহজেই সম্ভব।

সক্রিয় ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কিভাবে মাঠপর্যায় কর্মীদের সকল একটিভিটি ট্র্যাক করে?

সক্রিয় ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আপনাকে মাঠপর্যায়ের কর্মীদের রিয়েল টাইম ডাটা প্রদান করে যার ফলে আপনি আপনার সেলস চ্যানেলের সকল বিষয় পর্যবেক্ষণ করতে সক্ষম হন। সক্রিয় ডিএমএস এমন একটি সফটওয়্যার যা অনলাইন এবং অফলাইন দুই অবস্থাতেই আপনার মাঠপর্যায়ের কর্মীদের পাফর্মেন্স ট্র্যাক করবে।  

তাহলে চলুন জেনে নেয়া যাক সক্রিয় ডিএমএস কিভাবে আপনার এমপ্লয়ীদের পাফর্মেন্স ট্র্যাক করে সেলস চ্যানেলকে করে তুলবে আরো গতিশীল। 

GPS Tracking (জিপিএস ট্র্যাকিং)

কোনো এমপ্লয়ীর অবস্থান জানার ক্ষেত্রে জিপিএস ট্র্যাকিং একটি সুপরিচিত মাধ্যম। সক্রিয় ডিএমএস ব্যবহারকারীর ব্যবহৃত ডিভাইস এর জিপিএস কে ট্র্যাক করে তার অবস্থান সম্পর্কে আপনাকে তথ্য প্রদান করে থাকে। সেক্ষেত্রে গুগলের ট্র্যাকিং ডিরেক্টরিকে ব্যবহার করে থাকে সক্রিয় ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারটি। গুগলের ট্র্যাকিং ডিরেক্টরি ব্যবহার করার ফলে সক্রিয় ডিএমএস আপনাকে মাঠপর্যায়ের কর্মীদের  অবস্থানের সঠিক রেজাল্ট প্ৰদান করতে সক্ষম হয়। 

Proximity Based Store Sorting (প্রক্সিমিটি ভিত্তিক স্টোর বাছাই করা)

প্রক্সিমিটি ভিত্তিক স্টোর বাছাই করা সক্রিয় ডিএমএস এর অন্যতম চমৎকার একটি ফীচার। এটি আপনার সেলস ডিস্ট্রিবিউশন চ্যানেলের প্রত্যেক সেলস রিপ্রেসেন্টেটিভকে শুধু ট্র্যাকই করেনা পাশাপাশি তাকে পরবর্তী কাজে গাইডও করে থাকে। 

এই ফিচারটি মূলত আপনার মাঠপর্যায়  কর্মী বা সেলস রেপ এর লোকেশন ট্র্যাক করে তার পার্শবর্তী আউটলেট গুলোকে ট্র্যাক করে এবং তাকে গাইড করে। সক্রিয় ডিএমএস সেলস প্রতিনিধির লোকেশন ট্র্যাক করে  তার পার্শবর্তী সকল আউটলেটের অবস্থান ম্যাপ আকারে তুলে ধরবে যার ফলে সে তার পার্শবর্তী সকল অউটলেটে পরিভ্রমণ করতে সক্ষম হয়। 

প্রক্সিমিটি বেসড স্টোর সর্টিং ফিচারটির ফলে বিক্রয় প্রতিনিধি বা সেলস রেপকে আলাদা ভাবে ম্যানুয়ালি আউটলেট খুঁজতে হবে না। এতে করে প্রতিটি সেলস রেপ অল্প সময়ে অধিক আউটলেট ভিজিট করতে সক্ষম হবেন।   

Proximity Based Check-in (প্রক্সিমিটি ভিত্তিক চেক ইন)

উপরোক্ত আলোচনা থেকে জানা যায় যে একজন মাঠপর্যায়ের কর্মী তার দৈনিক কাজের প্রায় ৩ ঘন্টা পর্যন্ত অপচয় করে থাকে।  যার ফলে খুব সহজেই বলা যায় যে একজন সেলস রেপ তার দৈনিক টার্গেট আউটলেট গুলোতে ভিজিট না করেও তার মনমতো রিপোর্ট জেনারেট করে থাকে। এমতাবস্থায় সক্রিয় ডিএমএস এর প্রক্সিমিটি ভিত্তিক চেক ইন সিস্টেমটি অভিনব ভূমিকা পালন করবে।

অনেক সময় একজন এমপ্লয়ী তার নির্ধারিত আউটলেট ভিজিট না করেই বা উক্ত স্থানে না থেকেই চেক ইন দিয়ে থাকে এবং স্টোর বন্ধ বা অর্ডার নেই বলে রিপোর্ট করে দেয়। যা সক্রিয় ডিএমএস থাকা অবস্থায় করা অসম্ভব। সক্রিয় ডিএমএস ব্যবহারকারী তার নির্ধারিত আউটলেট এর ৫০ মিটার এর মধ্যে এসে চেক ইন না দিলে তা গ্রহণ যোগ্য হবে না। 

এর মানে উক্ত কর্মী দোকান বা আউটলেট থেকে যত দূরে থাকবে তার চেক ইন পসিবিলিটি ততই হ্রাস পেতে থাকবে। যার ফলে তাকে অবশ্যই আউটলেটের ভিতরে বা কাছে এসে চেক ইন দিতে হবে এবং আউটলেট ভিজিট সম্পন্ন করতে হবে। 

Offline Selfie Check in (অফলাইন সেলফি চেক ইন)

সক্রিয় ডিএমএস আপনার মাঠপর্যায় কর্মীদের একটিভিটি ট্র্যাক করার ক্ষেত্রে অফলাইন সেলফি চেক ইন একটি বিশেষ এবং উপকারী ফিচার। নামানুসারে বোঝাই যাচ্ছে যে এটি সক্রিয় ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এর একটি অফলাইন ফিচার।

কি অবাক হলেন? 

মোবাইলে ইন্টারনেট না থাকা সেলস রেপদের একটি খুবই সাধারণ অজুহাত। যার ফলে তারা নির্দির্ষ্ট আউটলেটে ভিজিট না করেও তা ম্যানুয়ালি রিপোর্ট করে দেয়।  তবে সক্রিয় ডিএমএস এর অফলাইন সেলফি চেক ইন ফিচার তা করতে দেয় না।  

একজন এমপ্লয়ী সক্রিয় ডিএমএস এর অফ লাইন সেলফি চেক ইন ফিচার দ্বারা সেলফি তুলে তার অবস্থানের জানান দিতে সক্ষম হবেন এবং এতে তার ডিভাইসে কোনো প্রকার ইন্টারনেটের প্রয়োজন পড়েনা।  

Offline Order collection (অফলাইন অর্ডার সংগ্রহ)

সক্রিয় ডিএমএস এর অফ লাইন অর্ডার কালেকশন মাঠপর্যায় কর্মীদের সকল টাস্ক অনবরত চালিয়ে যেতে নিশ্চিত করে থাকে। একজন সেলস রেপ যখন ইন্টারনেটের সংযোগ থেকে বিচ্ছিন্ন থাকে তখন তার সকল একটিভিটি পর্যালোচনা করা প্রায় অসম্ভব হয়ে পরে।  পাশাপাশি তার কাজেও বাধা পরে যার মধ্যে অর্ডার কলেকশন অন্যতম।

এটি সমাধান করতেই সক্রিয় তৈরী করেছে অফ লাইন অর্ডার কালেকশন ফিচার যা কিনা ইন্টারনেট ছাড়াই ব্যবহারযোগ্য। অফ লাইন অর্ডার কালেকশন ফিচার দ্বারা একজন এমপ্লয়ী অফ লাইনে অর্ডার সংগ্রহ করতে পারবেন যত খুশি। পরবর্তীতে অন লাইনে আশা মাত্রই তার সকল অর্ডার অটোমেটিক অনলাইনে আপলোড হয়ে যাবে। যা সক্রিয় ডিএমএস এর ওয়েব ভিত্তিক ড্যাশবোর্ড থেকে সরাসরি পর্যবেক্ষণ করা যাবে। 

Mobile battery strength notification (মোবাইল ব্যাটারি ষ্টেস্টোস নোটিফিকেশন )

সক্রিয় ডিএমএস সফটওয়্যার এমপ্লয়ীদের সকল একটিভিটি পর্যবেক্ষণ করার ক্ষেত্রে পুঙ্খানুপুঙ্খ ভাবে কাজ করেছে এবং তৈরী করেছে কার্যকরী নানাবিধ ফিচার সমূহ। যার মধ্যে অন্যতম একটি ফিচার হলো মোবাইল ব্যাটারি স্টেটাস নোটিফিকেশন। 

সেলস রেপ্রেজেন্টিটিভ বা ফিল্ড ওয়ার্কারদের একটি বহুল প্রচলিত অজুহাত হলো মোবাইলে চার্জ না থাকা। উক্ত অজুহাত প্রদান করে তারা দিনের একটা বিশেষ সময়ে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করে দিতে সক্ষম হয়।    যার ফলে আপনার সেলস ডিস্ট্রিবিউশন চ্যানেল বা বিসনেস এর প্রোডাক্টিভিটি হ্রাস পেতে থাকে। এর সমাধানে চমৎকার ভূমিকা পালনে সক্ষম সক্রিয় ডিএমএস এর মোবাইল ব্যাটারি স্টেটাস নোটিফিকেশন ফিচার। 

মোবাইল ব্যাটারি স্টেটাস নোটিফিকেশন ফিচারটি একটি নির্দিষ্ট সময় পর পর ব্যবহারকারীর মোবাইলের ব্যাটারির চার্জের পরিমাণকে একটি নোটিফিকেশন দ্বারা অথরিটির কাছে তুলে ধরবে। যার ফলে পর্যবেক্ষক খুব সহজেই তার এমপ্লয়ীর ফোনের ব্যাটারির অবস্থা সম্পর্কে অবগত হবেন। 

Top Invoicer (শীর্ষ ইনভয়েসার)

সক্রিয় ডিএমএস এর এই ফিচারটি মূলত সকল সেলস রেপদের জন্য দৃশ্যমান একটি ফিচার। টপ ইনভয়েসার বলতে আপনার সেলস টিমে সারা দিনে কে সর্বাধিক ইনভয়েস সংগ্রহ করেছেন। সক্রিয় ড্যাশবোর্ডের একটি নির্দিষ্ট অংশে এই পেরামিটারটি অনবরত প্রদর্শিত হতে থাকবে যা সকলের জন্যেই ভিজিবল থাকবে। 

উক্ত ফিচারটি থেকে প্রতি সপ্তাহের টপ এবং সর্বনিম্ন ইনভয়েস সংগ্রহকারীর ধারণা পাওয়া যাবে। একইভাবে সারা মাস এবং বছরের সেরা ইনভয়েস সংগ্রহকারীর ধারণা পাওয়া যাবে। এতেকরে এমপ্লয়ীদের মাঝে একটি প্রতিযোগিতামূলক মনোভাবের সৃষ্টি হবে এবং সবাই তালিকার শীর্ষে থাকার জন্য আগ্রহ প্রদর্শন করবে।   

Top Collection (টপ কালেকশন)

টপ কালেকশন বলতে একজন সেলস রেপ বা এমপ্লয়ী সারা দিনে কত পরিমান টাকা বা এমাউন্ট সংগ্রহ করতে পারলো। এই ফিচারটি উপরের শীর্ষ ইনভয়েসার/টপ ইনভয়েসার এর মতোই একটি ফিচার যেখানে সারা দিনের শীর্ষস্থানীয় এমাউন্ট সংগ্রহকারীদের স্টেটাস প্রদর্শন করবে। এই ফিচার দ্বারা একইভাবে সারা সপ্তাহের পাশাপাশি সারা মাস এবং বছরের সবথেকে বেশি এমাউন্ট সংগ্রহকারীদের তথ্য পাওয়া যাবে।  

Top check-in (শীর্ষ চেক ইন)

প্রতিটি ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের উন্নতির একটি অন্যতম দিক হলো এমপ্লয়ীদের সঠিক সময়ের সঠিক ক্রিয়াকলাপ। যার মধ্যে সময়মতো কাজে যোগদান করা এবং সময়মত সঠিক কাজ শেষ করা অন্যতম। সক্রিয় ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এর টপ চেক ইন ফিচার দ্বারা সারা মাসের শীর্ষে থাকা সময়মত চেক ইন দেওয়া ও সব থেকে বেশি আউটলেটে চেক ইন দেয়া এমপ্লয়ীদের তালিকা পাওয়া যাবে।

এতে করে এমপ্লয়ীদের একটিভিটি ও এফিসিয়েন্সির (দক্ষতার) একটি পরিষ্কার ধারণা পাওয়া যাবে। এই ফিচার দ্বারা সময়ের প্রতি বিচক্ষণ এবং টাইম এফিসিয়েন্ট এমপ্লয়ীদের খুব সহজেই খুঁজে বের করা যায়। যার ফলে খুব সহজেই একটি শক্তিশালী সেলস টীম তৈরী করা সম্ভব হয়।

সক্রিয় ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আপনাকে মাঠপর্যায় থেকে রিয়েল টাইম তথ্য প্রদানের মাধ্যমে আপনার কর্মীদের সকল একটিভিটি পর্যবেক্ষণ করে থাকে।সক্রিয় ডিএমএস সফ্টওয়্যার আপনার সেলস চ্যানেলে ৩৩% দক্ষতা বৃদ্ধি করার পাশাপাশি অন ডিমান্ড রিপোর্ট জেনারেট সহ আরো নানাবিধ ফিচার দ্বারা আপনার সেলস চ্যানেলকে করবে আরো গতিশীল। তাহলে আজই ব্যবহার করুন সক্রিয় ডিস্ট্রিবিউশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সফ্টওয়ারটি আর আপনার সেলস চ্যানেলকে নিয়ে আসুন হাতের মুঠোয়।