প্রতিটি ব্যবসা বিক্রেতা এবং ক্রেতার মধ্যে সম্পর্কের বিকাশের মাধ্যমেই বৃদ্ধি লাভ করে। আমরা যখন একটি কফি বা একটি গ্যাজেট কিনতে যাই, তখন মনের পিছনে আমাদের একটি পছন্দ বা প্রত্যাশা থাকে যা পূর্বের অভিজ্ঞতার (আমাদের নিজের বা অন্যদের) মাধ্যমে তৈরি হয়। এই প্রত্যাশা বিক্রেতার সাথে ইন্টারঅ্যাকশনের গুণমান মূল্যায়ন করতে সাহায্য করে যা বর্ণনা করে যে তাকে একজন গ্রাহক হিসাবে কীভাবে ব্যবহার করা হয়েছিল।

“We think our job is to take responsibility for the complete user experience. And if it’s not up to par, it’s our fault, plain and simple.” – Steve Jobs 

এটি এমন কিছু নয় যা কোনও সংস্থা কোনও উদ্দেশ্য ছাড়াই অফার করে। এটা ঠিক, আপনি যে পরিষেবা বা সার্ভিস পেয়েছেন তা বিক্রেতার দৃষ্টিকোণ থেকে একজন ক্লায়েন্টকে লালন-পালনের পরিকল্পনা অনুযায়ী। আপনার গ্রাহকের সাথে একটি ভাল সম্পর্ক গড়ে তোলার কিছু ইম্পরট্যান্ট উপায় রয়েছে। এখানে আমরা অটোমেশনের মাধ্যমে গ্রাহক সম্পর্ক উন্নত করার বিষয়ে কথা বলব।

অটোমেশনের মাধ্যমে গ্রাহক সম্পর্ক উন্নত করুন

দীর্ঘমেয়াদী সাফল্য এবং প্রতিযোগীতায় টিকে থাকার জন্য, আপনার কোম্পানির জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান হল একটি বিশ্বস্ত ক্লায়েন্ট বেস তৈরি করা, মেইনটেইন করা, এবং তা বিকাশ করা। বিশ্বখ্যাত গবেষণা সংস্থা ফরেস্টারের মতে, ডিজিটাল রূপান্তরের পরবর্তী প্রধান উদ্ভাবন হল অটোমেশন।

অটোমেশনকে বিভিন্ন অর্থে প্রকাশ করা যেতে পারে। কোম্পানিগুলি তাদের অটোমেশন ও ডিজিটাল ট্রান্সফর্মাশনের অংশ হিসেবে গ্রাহকদের একটি ইমেল, এসএমএস বা একটি ব্রোশিওর পাঠাতে পারে যা তাদের জন্য একটি মার্কেটিং স্ট্রাটেজি হতে পারে।  যাইহোক, কোম্পানিগুলি অর্থ, এইচআর, বিক্রয় এবং মার্কেটিং সহ তাদের ব্যবসার সমস্ত ক্ষেত্রে অটোমেশনকে ক্রমেই বৃদ্ধি করার আগ্রহ প্রকাশ করছেন।

একটি ব্যবসায়ের অ্যাডভান্সড ডিজিটাল ট্রান্সফর্মেশনের জন্য অটোমেশন খুবই গুরুত্তপুর্ন ভূমিকা পালন করে থাকে। (যেমন, CRM এবং ডেটা ম্যানেজমেন্ট টুল)। আলোচিত বিষয়গুলির মধ্যে রয়েছে কীভাবে একটি লিডের ফলো-আপ উন্নত করা যায়, কীভাবে সেলস একটিভিটি স্বয়ংক্রিয় করা যায় এবং কিভাবে আমরা অটোমেশন বাস্তবায়ন করে বিক্রয় ত্রুটি এড়াতে পারি।

এখানে আমাদের লক্ষ্য হল অটোমেশন কীভাবে গ্রাহকের সাথে কোম্পানির সম্পর্ক উন্নত করে আপনার ব্যবসায়ের উন্নয়নের ধারাবাহিকতা বজায় রাখতে পারে সে সম্পর্কে একটি ধারণা দেওয়া।

লিড ফলো আপ উন্নতকরণ 

অটোমেশন বিভিন্ন স্তরে ব্যবসায়ের উন্নতির জন্য অনেক সুযোগ দেয়।

গ্রাহক সন্তুষ্টি উন্নত করতে অটোমেশনের সম্ভাব্যতা স্পষ্ট করার জন্য একটি লিড জার্নি ট্র্যাক করা যাক। লিড জার্নি ট্র্যাক করা সকল কোম্পানির জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। এটি তাদের একটি B2B গ্রাহক সম্পর্কের মধ্যে লিডের সংখ্যার উপর বিভিন্ন সেলস, মার্কেটিং এবং যোগাযোগ কর্মের প্রভাব নির্ধারণ করতে দেয়।

• লিড ম্যানেজমেন্ট এর প্রথম স্তরের মধ্যে লিডের প্রাথমিক যোগাযোগের সকল ইনফো (কোম্পানীর নাম, পদবী, ইত্যাদি) বরাদ্দ করা জড়িত, তারপর মার্কেটিং বা যোগাযোগের ক্রিয়াকলাপগুলি অটোমেশনের মাধ্যমে অনুসরণ করা হয়। লিড বিভিন্ন চ্যানেল এবং মার্কেটিং প্রচেষ্টা থেকে আসতে পারে। এমনবস্থায় অটোমেশন টুল ক্লায়েন্টের অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্যের সাথে নোটবুক রেকর্ড একত্রিত করতে সাহায্য করবে যার ফলে লিড ফলোআপ করতে সুবিধা হয়। এটি পরবর্তীতে , এটি সম্পূর্ণ সেলস ফানেলের মাধ্যমে সম্ভাবনাকে নেতৃত্ব দেবে এবং ক্লায়েন্ট জার্নিতে তার বর্তমান অবস্থার সঠিক ও স্পষ্ট আপডেট প্রদান করবে।

• সফলভাবে লিড এসাইন করার পরে, অটোমেশন সিস্টেম আপনাকে ইন্টারঅ্যাকশনগুলি মনিটর করতে এবং লিডের প্রগ্রেস সম্পর্কে সঠিক ধারণা প্রদান করবে। এটি ম্যানেজমেন্টকে ক্লায়েন্টদের ক্ষেত্রে নেওয়া পদক্ষেপগুলি বোঝার পাশাপাশি তাকে সংগঠি ত হতে সহায়তা করে।

• পরবর্তী পদক্ষেপটি হল তাকে (লিড) এমন পরিষেবাগুলি অফার করা যা তার কাজের প্রয়োজন অনুসারে তৈরি করা হয়। সঠিক যোগাযোগের তথ্য এবং ক্লায়েন্টের ব্যবসার বিশদ বিবরণ থাকার মাধ্যমে ক্লায়েন্টকে উপযোগী সেবা প্রদানের ক্ষেত্রে আপনি দ্রুত সিদ্ধান্ত নিতে পারেন । লক্ষ্য হল লিড নিয়ন্ত্রণে দক্ষতা বাড়ানো এবং এইভাবে গ্রাহক সম্পর্ক উন্নত করা।

দক্ষতা মূল্যায়ন এবং সম্পর্ক উন্নত করা

প্রতিটি লিড মূল্যায়ন অত্যাবশ্যক. একটি সঠিক নেতৃত্ব অসংখ্য সুযোগ তৈরি করতে পারে। এটি তখনই ঘটে যখন আপনি আপনার সার্ভিসকে এমন একটি স্তরে নিয়ে যান যেখানে গ্রাহকরা মনে করেন যে আপনি তাদের বিজনেসটিকে ওউন করেন ৷ এই উন্নতির জন্য- 

• অটোমেশন আপনাকে ডেটা বাছাই, ক্লায়েন্টের কন্টাক্ট ডিটেইল, লিডের সাথে  যোগাযোগ নম্বর এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার গতি বৃদ্ধি ইত্যাদির মাধ্যমে একটি লিডের জীবনচক্র অডিট করার অনুমতি ও সুযোগ প্রদান করবে।

• লিডের সমগ্র জীবনচক্রের সম্পূর্ণ মনিটরিং, সেলস, এবং যোগাযোগের ক্রিয়াকলাপগুলির মধ্যে সমন্বয় করতে অনুমতি দেবে। এর মধ্যে রয়েছে সোশ্যাল মিডিয়া নেটওয়ার্কে মার্কেটিং, সেলস  এবংঅন্যান্য সকল মার্কেটিং রিলেটেড কার্যকলাপ।

• অটোমেশন আমাদের গ্রাহকদের প্রতিক্রিয়া বা ফিডব্যাক বিশ্লেষণ করে তাদের স্যাটিসফেকশনের মাত্রা এনালাইসিস করার অনুমতি দেবে। আমরা তারপর আমাদের সার্ভিস এবং পণ্য উন্নত করতে এই প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করতে পারি খুব সহজেই। 

• আমরা প্রতিটি ক্লায়েন্ট যে কোনো সময়ে কতটা সন্তুষ্ট বা অসন্তুষ্ট তা বিশ্লেষণ করতে সক্ষম। এটি করার মাধ্যমে আমরা সনাক্ত করতে পারি কোন ক্লায়েন্টদের আমাদের কাছ থেকে বেশি মনোযোগ প্রয়োজন এবং তারা আমাদের কাছ থেকে সবচেয়ে বেশি কী চায়।

• অটোমেটেড লিড স্কোরিং আপনাকে সঠিক সময়ে সঠিক লিড সনাক্ত করতে সহায়তা করে। এটি আপনাকে আপনার সেলস প্রচেষ্টাকে অগ্রাধিকার দিতে সহায়তা করে যাতে আপনি প্রথমে সর্বোচ্চ মূল্যের লিডগুলিতে ফোকাস করতে পারেন। 

• এটি আমাদের এমন সকল পরিবর্তন করতে দেয় যা আমাদের ভবিষ্যতের ক্লায়েন্ট হিসাবে তাদের ধরে রাখার সম্ভাবনা বৃদ্ধি করে।

অটোমেটিং সেলস প্রসেস 

অটোমেশন সল্যুশন আপনার সেলস টিমের প্রতিদিনের ক্রিয়াকলাপে ব্যাহত হতে পারে। যাইহোক, এটি গ্রাহক সম্পর্ক উন্নত করার জন্য একটি অত্যন্ত দরকারী টুল।

সেলস প্রসেসিংয়ের ক্ষেত্রে অটোমেশনের অনেক সুবিধা রয়েছে। যার মধ্যে কয়েকটি নীচে তালিকাভুক্ত করা হল:

• সম্ভাব্য কোয়ালিফিকেশন পর্বের উন্নতি

• নির্দিষ্ট কাজে কম সময় ব্যয় করা  (কম্প্লেশন ফাইল, মূল্য উদ্ধৃতি, ইত্যাদি)।

• সম্ভাবনা/গ্রাহকের সাথে বিনিময়ে স্বচ্ছতা

সম্ভাব্য কোয়ালিফিকেশন ইমপ্রুভমেন্ট/পোটেনশিয়াল কোয়ালিফিকেশন ইমপ্রুভমেন্ট 

সব সম্ভাবনা এক নয়, বিভিন্ন সম্ভাবনার ভিন্ন ভিন্ন পন্থা প্রয়োজন। যদি কোন সম্ভাবনা ক্রয় করার কাছাকাছি থাকে তাহলে পণ্যটির প্রথম ইম্প্রেশনের ক্ষেত্রেই  আপনাকে আপনার কাজ গুলিকে এডজাস্ট করতে হবে। সেলস ফানেলে সম্ভাবনা কোথায় তা জানা অত্যাবশ্যক। এই তথ্যগুলি আপনাকে বিশেষ মুহূর্তে ক্লায়েন্টের সাথে কতটা সময় কাটাতে হবে তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করবে৷ ফলস্বরূপ এটি সেলসকর্মীদের পক্ষে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সম্ভাবনাগুলি সনাক্ত করা এবং তাদের কার সাথে যোগাযোগ করা উচিত তা নির্ধারণ করা সহজ করে তুলবে৷

আসুন এমন একটি দৃশ্যকল্প কল্পনা করি যেখানে একজন বিক্রয়কর্মী একজন ক্লায়েন্টের সাথে দেখা করতে যাচ্ছেন যাকে তিনি আগে প্ররোচিত করেছিলেন এবং এখন উভয় পক্ষই তাদের চাহিদা আরও বিনিময় করতে চায়।

সেলস অটোমেশন টুলস নিশ্চিত করে যে বিক্রয়কর্মী যেকোন স্পেসিফিকেশন জানেন এবং তাদের প্রয়োজনগুলি বুঝতে পারেন, এইভাবে একটি সংগঠিত পদ্ধতিতে তাদের কাছে যেতে পারেন। ফলস্বরূপ, মিটিং স্মুথ এবং সফল হয়, সমস্ত গ্রাহকের প্রশ্নের উত্তর দেওয়া পসিবল হয়।

নির্দিষ্ট কাজে কম সময় ব্যয় করা

সেলস অটোমেশন টুলস সমস্ত গ্রাহকের ইন্টারেক্শন, সেলস রেপ ও গ্রাহকদের মধ্যে ইন্টারেক্শন, এবং অর্ডারগুলির পরিচালনাকে সরল করে বিক্রয়ের আগে এবং পরে উভয় প্রক্রিয়ার গতি বাড়ায়।

ফলস্বরূপ, সেলস প্রসেস ত্বরান্বিত হয় এবং আপনি একটি সঠিক ধারণা পেতে পারেন কোন লিডগুলি সর্বোত্তম যা পোটেনশিয়াল, যাতে আপনি সেই অনুযায়ী আপনার প্রচেষ্টাকে ফোকাস করতে পারেন। এছাড়াও, আপনার কাছে ইন্ডিভিজুয়াল প্রত্যেকটি কন্টাক্টের বিস্তারিত প্রতিবেদনে অ্যাক্সেস থাকবে, যার মধ্যে কনভার্সন রেট, সেই কনভার্সন থেকে উৎপন্ন আয় এবং অন্যান্য মেট্রিক্স রয়েছে।

ট্রান্সপারেন্সি বা সম্ভাবনা/গ্রাহকের সাথে বিনিময়ে স্বচ্ছতা

সেলস অটোমেশন কোম্পানির মধ্যে ট্রান্সপারেন্সি বা স্বচ্ছতা বাড়াতে সাহায্য করে। প্রক্রিয়া চলাকালীন সংগৃহীত ডেটা সেলস এর প্রতিটি পর্যায়ে ঠিক কী ঘটেছে তা বোঝা সম্ভব করে তোলে।

উদাহরণস্বরূপ, ধরা যাক বেশ কয়েক মাস ধরে একটি লিড জেনারেশন প্রচারাভিযান ছিল। সেই সময়কালে, সংস্থাটি লক্ষ্য অডিয়েন্সের সম্পর্কিত বিভিন্ন তথ্য সম্বলিত শত শত ইমেল পাওয়া যায়। এখন, অটোমেটেড টুলস ব্যবহারের ফলে  আমরা ক্যাম্পেইন এর সকল ফলাফল দেখতে সক্ষম হচ্ছেন, এমনকি ক্ষুদ্রতম বিবরণ পর্যন্ত দেখা ও পর্যবেক্ষণ করা সম্ভব হচ্ছে।

ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া থেকে প্রাপ্ত সেলস এরর/ত্রুটি দূর করুন

ম্যানুয়াল প্রসেস মানে যে প্রচুর ডেটা আলাদা সিস্টেমে ছড়িয়ে পড়ে। এই ম্যানুয়াল প্রক্রিয়াগুলি অ্যাকাউন্ট ম্যানেজমেন্ট টিমের জন্য তথ্যের ট্র্যাক রাখা কঠিন করে তোলে এবং গুরুত্বপূর্ণ তথ্য রিপোর্ট এবং ট্র্যাক করতেও অধিক সময় ব্যয় করে। এখানে কিছু সেলস ত্রুটি রয়েছে যা আপনি অটোমেশনের মাধ্যমে দূর করতে পারেন:

Sales order – সিস্টেমে ভুল পণ্যের পরিমাণ প্রবেশ করানো হয়েছে। এর ফলে একটি ভুল চালান তৈরি হতে পারে।

Invoice generation – ইনভয়েসে ভুল মূল্য/কর প্রয়োগ করা হয়েছে। যদি এটি ঘটে, আপনার কোম্পানিকে ট্যাক্সের সময় অতিরিক্ত কর দিতে হবে।

Data entry – ম্যানুয়ালি ডেটা প্রবেশ করতে অনেক প্রচেষ্টা লাগে তাই সমস্ত রেকর্ড জুড়ে ধারাবাহিকতা বজায় রাখা কঠিন হয়ে পড়ে। এর ফলে ডাটাবেসের মধ্যে ভুল তথ্য সংরক্ষণ করা হয়।

Order fulfillment –  একটি অর্ডার ম্যানেজমেন্ট এর ব্যয়কৃত সময় উক্ত অর্ডারটির পরিচালনা ও সঠিক ফলো আপ করার উপর নির্ভর করে। ভুল অর্ডার পূরণের ফলে প্রচুর রিটার্ন হবে এবং তাই এই সমস্যাগুলি হওয়ার আগে আমাদের যত্ন নেওয়া খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

আমরা সহজেই এই সমস্যাগুলিকে একটি কেন্দ্রীয় সমাধান দিয়ে সমাধান করতে পারি যা আপনার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়ার সমস্ত দিককে অটোমেট করে। সমাধানটি মানুষের ত্রুটিগুলি দূর করতে, ডেটার যেকোন নকল ট্র্যাক করতে, ভুলগুলিকে অবহিত করতে এবং সেলস এক্টিভিটির ভিসিবিলিটি আনতে সক্ষম।

শেষ কথা 

যেকোনো অটোমেশন সিস্টেমের লক্ষ্য হল একাধিক চ্যানেল জুড়ে একটি বিরামহীন অভিজ্ঞতা তৈরি করা। তাই নিশ্চিত করুন যে পুরো সেলস প্রসেস সঠিক পথে রয়েছে। এটি করা, সামগ্রিকভাবে, সমগ্র সংস্থা জুড়ে ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করবে।

অটোমেশন ক্রমাগত উন্নতি এবং পর্যবেক্ষণের জন্যও অনবরত কাজ করে যায়। বিক্রয়কর্মী এবং ম্যানেজার উভয়ই তাদের কর্মক্ষমতা নিরীক্ষণ এবং বিশ্লেষণ করতে পারেন। ফলস্বরূপ সেলস চ্যানেলে সমস্যাগুলি সহজেই চিহ্নিত করা যায় এবং সম্ভাব্য সমস্যাগুলি সমাধান করা এবং সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নেওয়া সহজ হয়৷